福井大学 規程集(公開用)

トップページに戻る
最上位 > 第3編 総務 > 第1章 総務
国立大学法人福井大学法人文書管理規程
平成28年7月20日
福大規程第103号
目 次
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は,公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき,国立大学法人福井大学(以下「本法人」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は,次のとおりとする。
(1) 「法人文書」 本法人の役員又は職員が職務上作成し,又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって,本法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして,本法人が保有しているものをいう。ただし,法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) 「法人文書ファイル等」 本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう,相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) 「法人文書ファイル管理簿」 本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために,法人文書ファイル等の分類,名称,保存期間,保存期間の満了する日,保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4) 「法人文書ファイル管理システム」 本法人が整備した統一的な文書管理システムをいう。
(5) 「部局」 各学部・研究科(附属学校及び附属教育研究施設等を含み,医学部附属病院を除く。),共通教育部,各部門,医学部附属病院,附属図書館,産学官連携本部,学内共同教育研究施設等,保健管理センター及び事務局(監査室を含む。)をいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本法人に総括文書管理者1名を置く。
2 総括文書管理者は,事務局長をもって充てる。
3 総括文書管理者は,次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存要項(以下「保存要項」という。)その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本法人に副総括文書管理者1名を置く。
2 副総括文書管理者は,総務部長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は,第3条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者等)
第5条 文書管理者は,部局の長(事務局にあっては各課・室の長及び基金事務局長)をもって充て,当該部局に関する文書管理の実施責任者とする。
2 文書管理者は,その管理する法人文書について,次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成,標準文書保存期間基準(以下「保存期間表」という。)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
3 文書管理担当者は,文書管理者が指名した者とする。
4 文書管理担当者は,本条第2項に掲げる事務について文書管理者を補佐するものとする。
5 文書管理者は,文書管理担当者を指名後,速やかに総括文書管理者にその氏名または役職等を報告しなければならない。 
(監査責任者)
第6条 本法人に監査責任者1名を置く。
2 監査責任者は,監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は,法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第7条 職員は,法の趣旨にのっとり,関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い,法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第8条 職員は,文書管理者の指示に従い,法第11条の規定に基づき,法第1条の目的の達成に資するため,本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け,又は検証することができるよう,処理に係る事案が軽微なものである場合を除き,文書を作成しなければならない。
(文書作成)
第9条 前条の文書主義の原則に基づき,本法人内部の打合せや外部の者との折衝等を含め,別表2に掲げる事項に関する業務に係る企画・立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については,文書を作成するものとする。
(適切・効率的な文書作成)
第10条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、役職者等から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
2 外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては,本法人の出席者による確認を経るとともに,可能な限り,当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても,相手方による確認等により,正確性を期するものとする。ただし,相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は,その旨を判別できるように記載するものとする。
3 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式,資料等の情報については,電子掲示板等を活用し役員又は職員の利用に供するものとする。
4 文書の作成に当たっては,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により,分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第11条 職員は,次条及び第13条に従い,次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し,名称を付するとともに,保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第12条 法人文書ファイルの分類の基準は,別表第1に定める分類基準表のとおりとする。 
2 分類基準表は,総括文書管理者が必要と認める場合には改定を行うものとする。
3 法人文書ファイルは,分類基準表に従い分類し,分かりやすい名称を付さなければならない。 
(保存期間)
第13条 法人文書ファイルの保存期間の基準は,別表第2に定める保存期間表のとおりとする。
2 保存期間表は,文書管理者が必要と認める場合には改定を行い,文書管理者は,保存期間表を改定した場合は,総括文書管理者に報告するものとする。 
3 第11条第1号の保存期間の設定については,保存期間表に従い,行うものとする。
4 第11条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては,法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては,1年以上の保存期間を定めるものとする。
5 第11条第1号の保存期間の設定及び保存期間表においては,歴史公文書等に該当しないものであっても,本法人の事務及び事業が適正かつ効率的に運営され,国民に説明する責務が全うされるよう,意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については,原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。 
6 第11条第1号の保存期間の設定においては,前2項の規定に該当するものを除き,次に掲げる類型に該当する文書については,保存期間を1年未満とすることができる。
(1) 別途,正本又は原本が管理されている法人文書の写し
(2) 定型的又は日常的な業務連絡,日程表等の文書
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 本法人の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答に関する文書
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので,当該意思決定に与える影響がないものとして,業務単位で具体的に定められた文書
(7) 保存期間表において,保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして,業務単位で具体的に定められた文書
7 第11条第1号の保存期間の設定においては,通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても,重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など,合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については,1年以上の保存期間を設定するものとする。 
8 第11条第1号の保存期間の起算日は,法人文書を作成し,又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。
9 第11条第3号の保存期間は,法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
10 第11条第3号の保存期間の起算日は,法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては,その日とする。
11 第8項及び前項の規定は,文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては,適用しない。
第5章 保存
(保存要項)
第14条 総括文書管理者は,法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう,保存要項を作成するものとする。
2 保存要項には,次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 引継手続
(4) 集中管理の推進に関する方針
(5) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第15条 文書管理者は,保存要項に従い,法人文書ファイル等について,当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間,適切に保存しなければならない。ただし,他の文書管理者等に引き継いだ場合は,この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文書管理者は,本法人の法人文書ファイル管理簿について,公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき,法人文書ファイル管理システムをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は,あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに,本法人ホームページで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め,又は変更した場合には,当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第17条 文書管理者は,少なくとも毎年度1回,管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について,施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には,当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。)に移管し,又は廃棄した場合は,当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに,その名称,移管日又は廃棄日等について,総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第7章 移管,廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第18条 文書管理者は,法人文書ファイル等について,別表第3に定める保存期間満了時の措置の設定基準に基づき,保存期間満了前のできる限り早い時期に,保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 第17条第1項の法人文書ファイル等については,総括文書管理者の同意を得た上で,法人文書ファイル管理簿への記載により,前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は,前項の同意に当たっては,必要に応じ,国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第19条 文書管理者は,総括文書管理者の指示に従い,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,前条第1項の規定による定めに基づき,国立公文書館に移管し,又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は,保存期間を1年未満とする法人文書ファイル等であって,第13条第6項に該当しないものについて,保存期間が満了し,廃棄しようとするときは,第13条第4項及び第5項,第7項に該当しないかを確認した上で,廃棄するものとする。この場合,本法人は,あらかじめ定めた一定の期間の中で,本規程に基づき,どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し,当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。 
3 文書管理者は,第1項の規定により移管する法人文書ファイル等に,法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には,総括文書管理者の同意を得た上で,国立公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には,利用制限を行うべき箇所及びその理由について,具体的に記載するものとする。
(保存期間の延長)
第20条 文書管理者は,次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は,当該法人文書ファイル等の区分に応じ,それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間,当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において,1の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは,それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間,保存しなければならない。
(1) 現に監査,検査等の対象になっているもの 当該監査,検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は,保存期間が満了した法人文書ファイル等について,その職務の遂行上必要があると認めるときには,総括文書管理者の承認を得て,その必要な限度において,一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は,前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は,延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第21条 文書管理者は,自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,点検を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は,法人文書の管理状況について,少なくとも毎年度1回,監査を行い,その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は,点検又は監査の結果等を踏まえ,法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第22条 文書管理者は,法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は,直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は,前項の報告を受けたときは,速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第23条 総括文書管理者は,法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について,毎年度,内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第24条 総括文書管理者は,職員に対し,法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ,又は向上させるために必要な研修を行うものとする。この場合において,総括文書管理者は,各職員が少なくとも毎年度一回,研修を受けられる環境を提供するものとし,文書管理者は,各職員の受講状況について,総括文書管理者に報告しなければならない。
(研修への参加)
第25条 文書管理者は,総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。この場合において,職員は,適切な時期に研修を受講しなければならない。
第10章 雑則
(雑則)
第26条 この規程の施行に関し必要な事項は,別に総括文書管理者が定める。
 
附 則
1 この規程は,平成28年7月20日から施行する。
2 国立大学法人福井大学法人文書管理規則(平成23年福大規則第4号)は,廃止する。
附 則(平成29年1月18日福大規程第1号)
この規程は,平成29年1月18日から施行する。
附 則(平成29年9月20日福大規程第129号) 
この規程は,平成29年10月1日から施行する。 
附 則(平成30年5月28日福大規程第61号) 
 この規程は,平成30年5月28日から施行し,平成30年4月1日から適用する。 
附 則(平成30年10月23日福大規程第81号) 
この規程は,平成30年10月23日から施行する。 
附 則(平成31年3月30日福大規程第27号) 
この規程は,平成31年4月1日から施行する。